חשבון הבנק והנהלת החשבונות לא תואמים: מאיפה מתחילים לבדוק?

כאשר אנו מגלים כי יתרת חשבון הבנק אינה תואמת את הנתונים המופיעים במערכת הנהלת החשבונות, חשוב להבין שלא מדובר בהכרח בטעות חמורה. פערים בין חשבון הבנק לבין הספרים החשבונאיים הם מצב נפוץ יחסית בעסקים רבים, אך הם דורשים בדיקה מסודרת ומהירה כדי למנוע טעויות מצטברות, בעיות תזרימיות או דיווחים לא מדויקים לרשויות.

במשרד וידן שיה ושות' רואי חשבון אנו מלווים עסקים מכל הגדלים ומסייעים להם לבצע התאמות בנקים בצורה מקצועית, יעילה ומדויקת. במאמר זה נסביר מאיפה מתחילים לבדוק כאשר חשבון הבנק והנהלת החשבונות אינם תואמים.

מהי התאמת בנקים ולמה היא כל כך חשובה?

התאמת בנקים היא תהליך שבו אנו משווים בין התנועות המופיעות בדפי הבנק לבין התנועות שנרשמו במערכת הנהלת החשבונות. מטרת ההתאמה היא לוודא שכל פעולה פיננסית שנכנסה או יצאה מחשבון העסק תועדה בצורה נכונה.

כאשר קיימים פערים, עלולות להיווצר תמונות פיננסיות שגויות המשפיעות על קבלת החלטות, ניהול תזרים המזומנים ואף על הדוחות הכספיים של העסק.

מתחילים מהבסיס: בדיקת יתרות הפתיחה

השלב הראשון הוא לוודא כי יתרת הפתיחה במערכת הנהלת החשבונות זהה ליתרת הסגירה של החודש הקודם.

לעיתים פערים נוצרים כתוצאה מטעות שהתרחשה בתקופה קודמת ולא בחודש הנוכחי. אם יתרת הפתיחה אינה נכונה, כל הבדיקות שנבצע בהמשך עלולות להוביל למסקנות שגויות.

לכן מומלץ להתחיל תמיד מהנקודה המוקדמת ביותר שבה אנו יודעים בוודאות שההתאמה הייתה תקינה.

בדיקת תנועות שלא נרשמו

אחת הסיבות השכיחות ביותר לפערים היא תנועות בנקאיות שלא הוזנו כלל למערכת.

יש לעבור על דפי הבנק ולוודא שכל פעולה מופיעה גם בהנהלת החשבונות, לרבות:

• עמלות בנקאיות.
• ריביות.
• הפקדות.
• חיובי אשראי.
• העברות בנקאיות.
• הלוואות ותשלומי החזר.

עסקים רבים מקפידים לרשום הכנסות והוצאות מרכזיות אך שוכחים לעדכן חיובים קטנים יחסית, אשר לאורך זמן יוצרים פער משמעותי.

איתור טעויות הקלדה ורישום

גם כאשר התנועה קיימת במערכת, ייתכן שנרשם סכום שגוי.

לדוגמה, חיוב של 1,250 ₪ עשוי להיות מוזן בטעות כ-1,520 ₪. במקרים אחרים התאריך או החשבון החשבונאי שנבחר אינם נכונים.

במסגרת שירותי הנהלת חשבונות תל אביב שאנו מספקים ללקוחותינו, אנו ממליצים לבצע בדיקות תקופתיות ולבחון כל תנועה חריגה או סכום שאינו תואם לדפי הבנק.

בדיקת צ'קים והעברות שטרם נפרעו

חשוב לזכור שלא כל פעולה שנרשמה במערכת כבר הופיעה בפועל בחשבון הבנק.

צ'קים דחויים, הוראות קבע עתידיות או העברות שטרם בוצעו בפועל עשויים להסביר חלק מהפערים.

מתי כדאי לפנות לאיש מקצוע?

כאשר הפערים חוזרים על עצמם, כאשר מדובר בפערים משמעותיים או כאשר אינכם מצליחים לזהות את מקור הבעיה, מומלץ להיעזר באנשי מקצוע בעלי ניסיון בתחום החשבונאות והבקרה הפיננסית.

משרד רואי חשבון מנוסה יכול לבצע בדיקות עומק, לאתר טעויות נסתרות ולוודא שהמערכת החשבונאית משקפת בצורה מדויקת את מצבו האמיתי של העסק.

במסגרת שירותי הנהלת חשבונות תל אביב שאנו מעניקים, אנו מסייעים לעסקים לבצע התאמות בנקים שוטפות, לשפר את איכות הנתונים החשבונאיים ולשמור על סדר פיננסי מלא לאורך כל השנה.

לסיכום

פער בין חשבון הבנק לבין הנהלת החשבונות אינו מצב שכדאי להתעלם ממנו. ברוב המקרים ניתן לאתר את מקור הבעיה באמצעות בדיקה שיטתית של יתרות פתיחה, תנועות חסרות, טעויות רישום ופעולות שטרם נפרעו. ככל שמטפלים בפערים מוקדם יותר, כך קל יותר למנוע בעיות גדולות בהמשך.

אם גם אתם מתמודדים עם חוסר התאמה בין חשבון הבנק לבין מערכת הנהלת החשבונות, אנו במשרד וידן שיה ושות' רואי חשבון נשמח לסייע לכם לבצע בדיקה מקצועית, לאתר את מקור הפערים ולהחזיר את הנתונים הפיננסיים שלכם למסלול הנכון. צרו איתנו קשר עוד היום לקבלת ייעוץ מקצועי וליווי אישי.